Cloud, coffre-fort numérique, archivage électronique : qui fait quoi ?

Toute entreprise qui souhaite gérer ses documents électroniques se retrouve dans l’embarras du choix face à la diversité des solutions existantes sur le marché : cloud, coffre-fort numérique, sauvegarde informatique, stockage, hébergement, archivage électronique à vocation probatoire…

Si ces termes sont couramment utilisés dans le monde de l’informatique, ils peuvent recouvrir des réalités différentes selon les interlocuteurs. Par ailleurs, ces solutions ne sont pas équivalentes et répondent à des besoins informationnels différents.

Partez de votre besoin, plutôt que des solutions existantes

Plutôt que de passer en revue les solutions proposées par les prestataires, il est préférable de commencer par bien définir vos attentes.

Pour se faire, vous pouvez vous appuyer sur une grille d’analyse pour déterminer vos besoins en matière de systèmes d’information, et vous inspirer des notions « DCIP » (Disponibilité – Confidentialité – Intégrité – Pérennité) telles que définies dans la norme ISO 27001.

Quelle solution technique pour quel usage ?

Une fois les priorités de l’entreprise bien identifiées, il devient plus aisé de faire son choix parmi les solutions techniques existantes. Plusieurs catégories de solutions cohabitent sur le marché.

Découvrez ces solutions en images

LE CLOUD : PARTAGEZ FACILEMENT VOS DOCUMENTS

Cette infrastructure mutualisée met à disposition d’un grand nombre d’utilisateurs des capacités de stockage, de télécommunication et de calcul. Principalement dédiée au partage, elle n’offre pas des garanties de sécurité optimum, même après ajout d’une couche de chiffrement. De plus, la localisation concrète des documents est incertaine : sont-ils stockés en France… ou ailleurs ?

LA SAUVEGARDE INFORMATIQUE : CONSERVEZ UNE COPIE DE VOS DONNEES ET APPLICATIONS

Ce dispositif matériel et logiciel permet de disposer d’une copie de vos données et de vos applications en cas de perte ou de sinistre informatique, afin de faciliter la restauration de vos systèmes d’information. Inconvénient : il ne garantit ni la confidentialité, ni l’intégrité des documents stockés. Il permet de revenir à un état donné à l’instant T, mais pas de naviguer ou de contrôler les accès aux documents.

L’HEBERGEMENT: CONFIEZ LE STOCKAGE DE VOS DOCUMENTS A UN TIERS

Ce dispositif technique consiste à confier à un prestataire extérieur le stockage des documents. Il permet de bénéficier d’une solution de stockage – plus ou moins sécurisée – à un bon rapport qualité / prix. Mais l’objectif principal est de bénéficier d’un service externalisé qui permet de rester centré sur son coeur de métier et de ne pas gérer cette partie informatique.

LE COFFRE-FORT NUMERIQUE : PROTEGEZ VOS DOCUMENTS

Cette solution logicielle permet de protéger et démontrer l’intégrité des documents numériques. En revanche, elle n’intègre pas les infrastructures techniques et logicielles (firewall, serveurs dédiés…) indispensables pour garantir la pérennité et la disponibilité des documents.

LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) : FACILITEZ LE TRAVAIL COLLABORATIF

Cet ensemble logiciel sert à décrire des documents vivants, pour faciliter leur classement, leur modification et leur évolution pendant leur production, et permettre d’y accéder facilement pour les exploiter. Il n’a pas vocation à protéger l’intégrité d’un document.

Lire l’avis d’expert « GED et archivage électronique : concurrents ou complémentaires ? »

L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE A VOCATION PROBATOIRE : SOYEZ CAPABLE D’APPORTER LA PREUVE

Service plus qu’outil, ce système de conservation de documents permet de garantir leur non-altération, en empêchant toute falsification volontaire ou involontaire. Grâce à la combinaison de briques logicielles et matérielles, de processus et d’interventions humaines, il constitue la seule solution capable de garantir simultanément la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des documents, et donc le maintien de leur vocation probatoire.

Lire le livre blanc « En route vers l’archivage électronique »

Comment bien choisir sa solution ?

Les outils présentés répondent à un enjeu principal, ils peuvent également couvrir d’autres fonctions selon les services ajoutés par un prestataire.

Pour faire un choix adapté, il est important de toujours conserver à l’esprit l’objectif principal de son projet : veut-on avant tout accompagner la mobilité de ses collaborateurs ? Protéger des documents sensibles ? Les retrouver facilement ? Apporter la preuve ?

Par ailleurs, il ne faut pas hésiter à réviser son projet en fonction des possibilités techniques et des coûts afférents.

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