Numérisation des documents : réussir votre projet pour gagner en performance

A l’heure de la transition numérique, la tendance de fond est à la dématérialisation des processus métiers de l’entreprise : produire, recevoir et échanger des documents électroniques. Les bénéfices sont bien réels… à condition d’intégrer dans votre démarche les documents papier, toujours bien réels eux aussi !

Qu’il s’agisse des dossiers retraçant votre activité passée : factures fournisseurs et clients, dossiers du personnel, dossiers clients, dossiers médicaux, contrats… ou des nouveaux flux échangés, la numérisation des documents est une étape indispensable dans une stratégie plus large de dématérialisation.

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Numérisation des documents : une approche stratégique autant qu’une question de matériel

Nous vous avons déjà parlé des idées reçues répandues sur la numérisation des archives dans un article précédent : « Numérisation, 5 idées reçues qui ont la vie dure ».

En résumé… vouloir numériser tous les documents est coûteux… et souvent inutile ! En effet, pourquoi numériser un dossier ou un document : qui n’est jamais consulté ? qui n’a pas besoin d’être mis à jour ? qui n’a pas besoin d’être disponible immédiatement ? qui n’a pas besoin d’être partagé ?

A l’inverse, certains dossiers ou pièces d’un dossier exigent des niveaux de services plus élevés :

• consultation très fréquente

• besoin d’accès immédiat et/ou partagé par plusieurs personnes ou services, parfois situés sur plusieurs sites

• besoin de disposer d’une information complète et fiable, ce qui nécessite des mises à jour régulières : nouveaux courriers, pièces justificatives, avenants…

Enfin, dans le prolongement de l’article 1379 du Code Civil et de son décret d’application du 05 décembre 2016, et avec l’arrivée de la nouvelle norme NF Z42-026 sur la numérisation fidèle, numériser permet également de détruire les originaux papiers. Cela devient possible lorsque le procédé utilisé respecte un certain nombre d’exigences et permet de constituer des copies fiables qui seront pérennisées dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire.

Seule une approche personnalisée permet de déterminer ce qui doit être numérisé, et comment, en fonction de la typologie de vos documents, de votre organisation et de votre activité. Aujourd’hui, il ne s’agit plus d’opposer le numérique au papier, mais d’organiser la cohabitation harmonieuse entre les deux supports afin de tenir compte de la réalité, voir de créer un même document dans les deux formats.

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La gestion des dossiers du personnel fait partie du quotidien des collaborateurs RH : mise à jour des dossiers, recherche d’un document ou d’une information… Ces tâches à faible valeur ajoutée sont chronophages si l’on considère qu’un dossier du personnel est constitué en moyenne de 70 documents représentant environ 90 typologies documentaires différentes !

Par ailleurs, le service RH traite au quotidien des données sensibles et vitales qui obéissent à des obligations législatives fortes : confidentialité, droit à l’oubli, durées de conservation … d’où la nécessité de maîtriser les risques tout en facilitant la gestion courante. En partant de ce double besoin, une stratégie associant numérisation ciblée et archivage physique permet de répondre aux besoins du service RH, en offrant le niveau de service adapté tout en optimisant les coûts.

Certains types de documents sont nécessaires à un instant donné et doivent être conservés au titre de la preuve, mais ne seront ensuite plus utilisés au quotidien par les collaborateurs RH.
Par exemple, un salarié doit fournir des pièces justificatives lors de son embauche : RIB, papiers d’identité, certificats de travail antérieurs, fiche de renseignements, extrait de casier judiciaire… Une fois le processus de recrutement clos, ces documents n’ont pas vocation à être consultés. En fonction de l’ancienneté du dossier, on peut considérer que l’archivage physique de ces documents répond totalement au besoin de les sécuriser et d’y accéder si besoin dans la journée par exemple.

A l’inverse, la lettre d’embauche, le contrat de travail… sont des documents engageants pour l’entreprise. Pouvoir y accéder rapidement, pour vérifier une information par exemple, est indispensable pour les RH. Grâce à la numérisation, ces documents seront accessibles directement en ligne, tout en préservant la confidentialité de l’information. Pour les dossiers des dirigeants, il est possible d’envisager une numérisation fidèle NF Z 42-026 afin de diversifier les risques en conservant les originaux papiers et les copies numériques, tout en facilitant le travail des RH au quotidien.

Enfin, que faire des dossiers des anciens collaborateurs ? Il est recommandé de conserver le dossier individuel d’un salarié à minima durant toute sa présence dans l’entreprise. Une solution d’archivage sécurisé répond aux obligations de l’entreprise : préservation de l’intégrité physique des documents et respect de la confidentialité de l’information. Dans ce cas la numérisation représente une charge financière, sans apporter de bénéfice réel.

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