Mise en œuvre d’une stratégie de Records Management

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Besoins et enjeux

Notre client est la filiale française d’un des leaders mondiaux dans le domaine du transport et de la logistique. Il doit adapter la procédure internationale de Records Management diffusée par la holding à son propre fonctionnement ainsi qu’au cadre légal français régissant les archives. Il charge LOCARCHIVES de réaliser un bilan de ses pratiques actuelles en matière d’archivage afin de connaître précisément ses fonds d’archives papier et électroniques. Cet état des lieux permettra de mettre en évidence les écarts par rapport à la procédure internationale de Records Management pour adapter cette dernière à la réalité française. Un audit interne devant être mené sous 6 mois, un plan de mise en conformité devra également être proposé.

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Solutions

Audit complet des pratiques d’archivage

Un consultant Locarchives interview les utilisateurs des archives de chaque service. L’audit révèle ainsi plusieurs écarts par rapport aux exigences de la procédure internationale, dont certains doivent être travaillés à court terme pour répondre aux exigences de l’audit à venir :

Responsabilités et procédures en matière d’archivage

Absence de politique d’archivage, de plan de classement global des documents, de procédures formalisées et généralisées

Conservation des documents électroniques non conforme aux exigences de l’archivage légal

Gestion des dossiers et du cycle de vie des documents

Méconnaissance des durées de conservation : certains documents sont conservés par défaut ou détruits prématurément

Manque de procédures pour les destructions, notamment sur le circuit de validation et le gel des demandes en cas de litige ou de contrôle

Pas de destruction confidentielle des archives à caractère sensible

Recherche et communication des archives

Pas de traçabilité des demandes sur les fonds archivés en interne

Cartographie des fonds d’archives

Recensement des types de supports par service

Définition du niveau de criticité éventuelle (valeur probante ou caractère «sensible»)

Rédaction du plan de mise en conformité

Création du calendrier de conservation des documents

Élaboration et application des procédures : archivage des documents en interne ou externalisation chez LOCARCHIVES, systématisation des campagnes de destruction, création des formulaires de demandes, possibilité de gel des demandes en cours…