Comment sécuriser vos documents stratégiques ?

Retour d’expérience d’un grand laboratoire Français

Les dossiers de lots de ce laboratoire représentent environ 2 millions de vues chaque année.

Si le laboratoire n’est pas en mesure de présenter un dossier de lot lors d’une inspection de la Food & Drug Administration (FDA), il ne pourra plus exercer son activité commerciale sur le territoire américain. Conséquence directe : une perte de chiffre d’affaires d’un milliard de dollars…

Copie fidèle, régime de la preuve et destruction des originaux

Jusqu’à récemment, dans le droit français, seul l’original d’un document a valeur probante. Rappelons qu’est considéré comme original le document nativement produit sur son support papier ou numérique. En cas de perte de l’original papier, la copie numérique peut toutefois avoir valeur probatoire, à deux conditions :

• qu’il s’agisse d’une copie fidèle produite via des procédés spécifiques de numérisation préservant la vocation probatoire du document

• qu’elle soit conservée dans un système d’archivage pérenne, c’est-à-dire un Système d’Archivage Electronique (SAE) à vocation probatoire tel que défini par la norme NFZ 42-013.

Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée.

Toutefois, cette situation est en train de changer. Depuis la réforme du Code Civil entrée en vigueur le 01 octobre 2016, la copie fidèle a la même valeur probante que le document original, et ce quelle que soit la cause de la disparition de cet original.

L’application concrète de cette réforme est attendue pour le printemps prochain. Pour autant, la destruction des originaux papier devra faire l’objet d’une réflexion globale intégrant l’analyse des risques et le coût réel de l’archivage.