GED et Archivage Electronique : conciliez agilité et conformité

La gestion et la conservation des documents est au cœur de l’activité de nombreux services de l’entreprise : RH, finance, commerce, juridique, qualité… Le développement des outils de dématérialisation et de Gestion Electronique des Documents (GED) offre de nombreuses promesses d’optimisation. Par ailleurs, la plupart des solutions du marché propose une brique d’archivage… Etes-vous sûrs de savoir ce qui se cache derrière les services proposés ? Etes-vous sûrs qu’ils répondent à vos besoins de gestion et de conformité ?

Décryptage de deux outils phares : la Gestion Electronique des Documents et l’Archivage Electronique.

Une GED est conçue pour la gestion courante des documents, dès leur création jusqu’à leur archivage, moment à partir duquel ils ne seront plus modifiés. Dans l’intervalle, les collaborateurs peuvent le modifier, créer plusieurs versions, travailler de façon collaborative, le classer, le détruire… Tous les documents, qu’ils soient numériques et/ou papier, sont recensés et centralisés dans un même dossier, comme par exemple un dossier du personnel géré par le service Ressources Humaines. Des fonctions de capture, de workflows, d’automatisation des tâches, de signature électronique… permettent également d’automatiser les processus métier afin d’optimiser leur fonctionnement. Le tout en harmonie avec les systèmes métiers en place : SIRH, ERP, CRM…

Si certaines GED intègrent une fonctionnalité d’archivage, il est indispensable d’être vigilant au service qui se cache derrière ce mot. Les documents sont bien stockés, ce qui ne signifie pas pour autant qu’ils soient archivés dans l’état de l’art. En effet, aucune norme ni réglementation n’encadre la GED, contrairement à l’archivage électronique. Là où s’arrête la Gestion Electronique des Documents commence l’archivage électronique.

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Le Système d’Archivage Electronique : maîtriser les risques en assurant l’intégrité, la pérennité, la confidentialité des documents

Qui dit archivage dit conservation sur le long terme… Tous les documents ne sont pas concernés, en fonction des durées légales et du régime de la preuve. Le mot « archivage » est souvent interprété comme un simple « stockage » de documents, auxquels il peut être nécessaire d’accéder ponctuellement. En fait, archiver va bien au-delà, puisqu’il s’agit :

• D’assurer la pérennité des documents probants, c’est-à-dire les conserver durant la durée légale de façon qu’ils soient toujours lisibles et intelligibles. De ce fait, ils ne peuvent être détruits avant cette échéance.
• De préserver leur intégrité et leur authenticité, c’est-à-dire de s’assurer qu’ils ne soient pas modifiés ou falsifiés.
• D’organiser leur disponibilité tout en respectant les règles de confidentialité. Soit dans le cadre de l’activité courante de l’entreprise, soit au titre de la preuve, afin de pouvoir fournir un document original devant un tribunal ou dans le cas d’un audit, d’un contrôle fiscal… Cela implique de les indexer afin de pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin.

Cette définition concerne les documents papier et numériques. Dans le monde du papier, un document rangé dans une armoire ou un local dédié est considéré comme archivé, et son caractère original est rarement contesté. Dans le monde numérique, les moyens à mettre en œuvre sont plus complexes, et la confiance se construit au fur et à mesure que les technologies et la réglementation évoluent. L’archivage probatoire des documents numériques et des éléments de preuve nécessite de recourir à un Système d’Archivage Electronique répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013. Il intègre des fonctions d’horodatage, de journalisation… sans oublier les migrations régulières de supports et de formats de fichiers. Cela implique de mettre en place et de maintenir des infrastructures techniques et informatiques afin de garantir pérennité, intégrité, sécurité et traçabilité… sans oublier la réversibilité qui est une clause obligatoire dans un contrat de SAE.

Vous l’avez compris, à chacun son rôle : gestion courante et collaborative pour la Gestion Electronique  des Documents, intégrité, pérennité et préservation de la preuve pour le SAE. Or, gérer ses documents sans maîtriser les risques associés n’a aucun sens. C’est pourquoi la seule option possible est de mettre en œuvre les deux outils et de les faire cohabiter pour en tirer le meilleur parti.

C’est d’autant plus vrai que le dispositif d’archivage est, de fait, le dernier maillon de la chaîne documentaire et qu’il est le plus souvent transparent pour l’utilisateur, qui travaille, effectue ses recherches et consulte les documents directement à partir de la GED ou de son SI métier. C’est pourquoi le SAE doit être intégré dès le démarrage de tout projet de dématérialisation et de gestion électronique des documents. L’intérêt est de créer une réelle synergie entre les deux outils, afin notamment de simplifier l’automatisation des versements de documents. En matière de gestion de documents, l’intégration créé la fluidité et renforce la sécurité.

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