Retour d’expérience RGPD : traitement et mise en conformité des dossiers de crédit

Cet acteur majeur du crédit sollicite Locarchives afin de procéder à une mise en conformité de son stock d’archives papier dans le cadre de l’entrée en vigueur du règlement RGPD le 25 mai prochain.

Notre client, issu du regroupement récent de plusieurs entreprises, a repris la gestion de la totalité des dossiers de crédit il y a un an. Les nouveaux fonds n’ont pas encore été traités et mis à niveau par rapport aux pratiques de gestion en place. De ce fait, notre client n’est pas en mesure d’appliquer de façon fiable les durées légales de conservation, et donc de déterminer simplement la date à partir de laquelle la destruction des documents est envisageable.

Cette situation est une source potentielle d’un risque majeur en terme de sécurité, tant dans le cadre de son activité courante que dans la perspective du RGPD, puisque la gestion rigoureuse des destructions n’est pas possible. En effet, l’exploitation des dossiers de crédit implique la collecte et le traitement de nombreuses données à caractère personnel : état civil, adresse, bulletins de paie, avis d’imposition, relevés de comptes bancaires et de placements financiers… La mise en conformité avec les exigences RGPD est donc jugée stratégique par le groupe qui lance une consultation sur le dernier trimestre 2017 pour démarrage de la mission début 2018.

Phase 1 : analyse et traitement des dossiers de crédit

Chaque dossier est trié et analysé par nos archivistes, qui le structure selon les règles établies par le client. Un contrôle de complétude est également réalisé pour s’assurer de la présence des documents clés (contrat et avenants notamment). Tous les documents inutiles (copies, doublons…) ou ceux dont la durée de conservation est dépassée sont mis de côté pour être détruits. Enfin, la liste des documents à détruire est soumise à validation pour chaque responsable de service avant la destruction effective selon un processus sécurisé. Les dossiers devant être conservés sont conditionnés en conteneurs et transférés sur un site d’archivage Locarchives.

Grâce à DEXTO, le client gère très simplement et de façon fiable la destruction de ses documents. Il peut éditer quand il le souhaite la liste des archives dont la date de destruction est arrivée à échéance, et valider ou non l’opération. La destruction des documents et des données conservées dans DEXTO est tracée dans le journal des évènements, et un certificat de destruction est mis à disposition.

Une fois la phase de test validée, le consultant Locarchives rédige les procédures d’application afin de décrire toutes les étapes du traitement des documents : constitution et structure des dossiers, mode d’indexation, fréquence de gestion des destructions… L’ensemble des collaborateurs du back-office sont formés afin que les bonnes pratiques soient partagées et appliquées uniformément sur le long terme.

• Notre client dispose d’un fonds de dossiers assainis, clairement identifiés et ne contenant que les documents devant être conservés
• Il gère facilement les durées légales de conservation et peut ainsi détruire les documents arrivés à échéance, dans le respect du droit à l’oubli.
• Enfin, il peut facilement identifier les dossiers contenant des données à caractère personnel et est prêt à répondre aux demandes d’effacement émanant de ses clients.

Accédez aux autres articles de la lettre d’information n° 15 – mars 2017

RGPD : Locarchives vous accompagne dans votre démarche de mise en conformité

Focus : Le règlement RGPD et la protection des données à caractère personnel