Connaitre et appliquer les durées légales de conservation des documents des sociétés sont les premières étapes d’une gestion documentaire efficace. Le respect de vos obligations légales permettra à votre entreprise de se conformer au régime légal de la preuve, de faciliter votre activité au quotidien et surtout d’optimiser vos coûts en détruisant le moment venu. Découvrons donc quelles sont les durées légales de conservation des documents de votre entreprise.
Selon l’Article 2224 du Code Civil, les statuts ainsi les pièces constitutives et modificatives d’une société commerciale sont des documents clés à toute entreprise. Pour la loi, ils doivent être impérativement conservés. Ils peuvent néanmoins être détruits 5 ans après la dissolution de la société.
Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de l’historique de la société.
Selon l’Article 2224 du Code Civil, la conservation de ces documents d’entreprise est majeure. Les ordres et registres des mouvements de titre possèdent une durée légale de conservation illimitée. Ils peuvent être détruits à partir de 5 ans après la dissolution de la société.
Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de l’historique de la société.
Selon l’Article 2224 du Code Civil, les registres des procès-verbaux d’assemblées et/ou de conseil d’administration sont à garder pour une période de 5 ans minimum à compter du dernier procès-verbal enregistré.
Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de l’historique de la société.
Selon l’Article L. 235-9 du Code du Commerce, les convocations, feuilles de présence et pouvoirs ont un délai légale de conservation d’au moins 3 ans à compter de la date du conseil ou de l’assemblée.
Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité selon le délai de prescription de l’Article 2224 du Code Civil et éventuels besoins de reconstitution de l’historique de l’entreprise.
Selon l’Article 2227 du Code Civil, les contrats d’acquisition et de cessions de biens immobiliers et fonciers font partis des documents d’entreprise à conserver sur une longue période. En effet, ils possèdent une durée légale de conservation d’ au moins 30 ans à compter de la cession du bien.
Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de l’historique de la société.
Selon l’Article L. 123-22 du Code du Commerce, les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes…), les comptes sociaux, les comptes d’exploitation ainsi que les comptes de pertes et profits doivent être conservés au moins 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré.
Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de l’historique de la société.
Selon l’Article L. 235-9 du Code du Commerce, les rapports du gérant ou du conseil d’Administration, les rapports des commissaires aux comptes ou des experts comptables sont à garder au moins 3 ans à compter de l’assemblée les approuvant.
Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité selon le délai de prescription de l’Article 2224 du Code Civil et éventuels besoins de reconstitution de l’historique de l’entreprise.
N.B * : Les durées préconisées par LOCARCHIVES le sont à titre indicatif en fonction de la loi du 17/06/2008 qui réforme le droit de la prescription et ne sauraient engager la responsabilité de LOCARCHIVES.
Téléchargez notre guide pratique des durées de conservation
Quelles sont les durées légales de conservation de documents ?
Archivage légal : Quelles sont les principales normes et réglementations ?
L’archivage physique est ancré dans le quotidien des entreprises qui doivent conserver, entre 1 à 30 ans, une multitude de documents nécessaires au bon fonctionnement de leurs activités. Toutefois, leur gestion de l’archivage physique est loin d’être optimum : manque de m2 pour stocker des archives papier dont la quantité augmente d’année en année, conservation […]
Le SAE XAM certifié ! Notre nouveau système d’archivage électronique Xelians AM a été certifié conforme aux normes du secteur ISO 14641, en qualité de tiers archiveur, (version de juin 2018) et NF Z 42-013 (version de mars 2009) par l’AFNOR (Association française de normalisation) le 20/07/2020. Cette certification garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et […]
Le programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) est issu d’une collaboration étroite entre les ministères des Affaires étrangères et européennes, des Armées et de la Culture dans l’objectif de répondre à l’enjeu de l’archivage numérique. Ce programme vise à développer une solution logicielle d’archivage numérique. Conçue pour les services de l’administration afin […]
Le 16 juillet 2019, l’Assemblée Nationale a adopté un nouveau projet de loi, Ma Santé 2022, porté par le Ministère des Solidarités et de la Santé visant à transformer en profondeur le système de santé. Hop’En (pour Hôpital Numérique Ouvert sur son Environnement) constitue le volet numérique de Ma Santé 2022. Son objectif est d’accélérer […]