Documents des sociétés : quelles durées légales de conservation ?

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Connaitre et appliquer les durées légales de conservation des documents des sociétés sont les premières étapes d’une gestion documentaire efficace. Le respect de vos obligations légales permettra à votre entreprise de se conformer au régime légal de la preuve, de faciliter votre activité au quotidien et surtout d’optimiser vos coûts en détruisant le moment venu. Découvrons donc quelles sont les durées légales de conservation des documents de votre entreprise.

Les statuts, pièces constitutives et modificatives d’une société commerciale :

Selon l’Article 2224 du Code Civil, les statuts ainsi les pièces constitutives et modificatives d’une société commerciale sont des documents clés à toute entreprise. Pour la loi, ils doivent être impérativement conservés. Ils peuvent néanmoins être détruits 5 ans après la dissolution de la société.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de l’historique de la société.

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Les registres et ordres des mouvements de titre :

Selon l’Article 2224 du Code Civil, la conservation de ces documents d’entreprise est majeure. Les ordres et registres des mouvements de titre possèdent une durée légale de conservation illimitée. Ils peuvent être détruits à partir de 5 ans après la dissolution de la société.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de l’historique de la société.

Les registres des procès-verbaux d’assemblées et/ou de conseil d’administration :

Selon l’Article 2224 du Code Civil, les registres des procès-verbaux d’assemblées et/ou de conseil d’administration sont à garder pour une période de 5 ans minimum à compter du dernier procès-verbal enregistré.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de l’historique de la société.

Les convocations, feuilles de présence et pouvoirs :

Selon l’Article L. 235-9 du Code du Commerce, les convocations, feuilles de présence et pouvoirs ont un délai légale de conservation d’au moins 3 ans à compter de la date du conseil ou de l’assemblée.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité selon le délai de prescription de l’Article 2224 du Code Civil et éventuels besoins de reconstitution de l’historique de l’entreprise.

Les contrats d’acquisition et de cessions de biens immobiliers et fonciers :

Selon l’Article 2227 du Code Civil, les contrats d’acquisition et de cessions de biens immobiliers et fonciers font partis des documents d’entreprise à conserver sur une longue période. En effet, ils possèdent une durée légale de conservation d’ au moins 30 ans à compter de la cession du bien.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de l’historique de la société.

Les comptes annuels, les comptes sociaux, les comptes d’exploitation, les comptes de pertes et profits :

Selon l’Article L. 123-22 du Code du Commerce, les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes…), les comptes sociaux, les comptes d’exploitation ainsi que les comptes de pertes et profits doivent être conservés au moins 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de l’historique de la société.

Les rapports du gérant ou du conseil d’Administration, les rapports des commissaires aux comptes ou des experts comptables :

Selon l’Article L. 235-9 du Code du Commerce, les rapports du gérant ou du conseil d’Administration, les rapports des commissaires aux comptes ou des experts comptables sont à garder au moins 3 ans à compter de l’assemblée les approuvant.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité selon le délai de prescription de l’Article 2224 du Code Civil et éventuels besoins de reconstitution de l’historique de l’entreprise.

N.B * : Les durées préconisées par LOCARCHIVES le sont à titre indicatif en fonction de la loi du 17/06/2008 qui réforme le droit de la prescription et ne sauraient engager la responsabilité de LOCARCHIVES.

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