Pourquoi dématérialiser vos documents ?

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Le volume des documents gérés par les entreprises augmente de 40% par an (1).

Il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document (2).

Les employés passent de 20 à 40 % d leur temps à rechercher manuellement des documents (3).

Ces quelques chiffres permettent de mesurer l’impact de la gestion des documents au quotidien dans l’entreprise. Dans un monde ultra concurrentiel, accéder à la bonne information en temps réel est un besoin vital. Selon une étude de Coleman Parkes de 2016 menée auprès de près de 1 800 dirigeants d’entreprise, la dématérialisation et la transition numérique apportent des bénéfices très concrets à l’entreprise :

  • Plus d’agilité : réduction de 28 % des délais de prise de décision
  • Plus de rendement : croissance de 35 % de la productivité des employés
  • Plus de sécurité : identification et protection de l’information numérique engageante
  • Plus d’engagement client : augmentation de 40 % de la satisfaction
  • Plus d’attractivité en interne : amélioration de 71 % des capacités de rétention et de recrutement du personnel

Optimisez vos processus et vos coûts !

Automatiser certaines tâches récurrentes réalisées par vos collaborateurs permet d’être plus efficace et de faire des économies.

En gagnant du temps dans la réalisation de tâches répétitives indispensables mais présentant souvent peu d’intérêt, vos collaborateurs peuvent se consacrer à d’autres travaux à plus forte valeur ajoutée, ce qui est un élément essentiel de leur motivation.

Il suffit par exemple d’un clic pour diffuser instantanément les bulletins de paye électroniquesà l’ensemble de vos salariés, envoyer vos factures à vos clients… et suivre facilement leur bonne réception, leur ouverture… Rien à voir avec toutes les opérations induites par le format papier : impression, mise sous pli, affranchissement, dépôt poste…

Le ROI de la dématérialisation des factures est estimé à 60 % du coût total de gestion d’une facture client (4), et entre 50 et 75 % pour une facture fournisseur (5).

Facilitez l’exploitation de vos documents

Qui n’a pas déjà perdu du temps à rechercher un document, à se demander où il peut bien être rangé, si il s’agit d’un fichier reçu par mail ou d’un courrier… ?

En mettant en œuvre la dématérialisation, l’ensemble de vos documents, numériques et physiques, sont centralisés dans une base de données unique, et identifiés selon des règles standardisées et connues de tous. Vos équipes accèdent facilement et rapidement au document recherché, elles peuvent l’annoter, le transférer instantanément à un collaborateur en interne ou un prestataire externe… pour information ou pour action : éléments à compléter, validation…

L’information est accessible en ligne de façon partagée par tous les acteurs autorisés, en fonction des droits qui leur sont accordés. Le travail collaboratif et la mobilité sont largement favorisés, ce qui permet de gagner en temps et en fluidité, d’être plus efficace en toute sécurité… et à la plus grande satisfaction de tous : vos collaborateurs eux-mêmes, mais aussi vos partenaires : clients, fournisseurs…

Maîtrisez la conformité et la sécurité de vos documents et données

En centralisant tous vos documents dans un même dispositif, vous renforcez leur sécurité et leur confidentialité, limitez les risques de perte et assurez la traçabilité de toutes les opérations réalisées. L’automatisation de l’archivage dans un système intégré offre également les meilleures conditions de pérennité et d’intégrité pour vos documents à vocation probatoire.

Moderniser votre entreprise

Certains secteurs d’activité sont passés depuis longtemps à la dématérialisation des documents. C’est le cas notamment de la grande distribution qui travaille avec de nombreux fournisseurs et a tout de suite vu l’intérêt de dématérialiser ses flux de factures.

L’évolution de la réglementation, favorable à la dématérialisation des documents, est également un facteur incitatif et un avantage pour les entreprises qui hésitaient encore à passer le cap de la transformation digitale : loi Macron sur la dématérialisation des factures dans le secteur public, loi El Khomri sur le bulletin de paye électronique…

Outre ses bénéfices directs pour votre entreprise, dématérialiser permet de véhiculer une image dynamique, tant en interne vis-à-vis de vos salariés qu’en externe avec vos différents partenaires commerciaux, techniques…

(1) Source Veritas (2) Source Gartner( 3) Source Coopers and Lybrand (4) Source Billentis (5) Source Arthur D. Little pour Deskmond/Post@xess