Destruction des documents après numérisation : le point

Jusqu’à récemment, dans le droit français, seul l’original d’un document a valeur probante. Rappelons qu’est considéré comme original le document nativement produit sur son support papier ou numérique. La copie numérique d’un document original papier ou l’impression papier d’un document original numérique ne constituent donc pas des preuves juridiques.

Copie fidèle, régime de la preuve et destruction des originaux

En cas de perte de l’original papier, la copie numérique peut toutefois avoir valeur probatoire, à deux conditions :

• qu’il s’agisse d’une copie fidèle produite via des procédés spécifiques de numérisation préservant la vocation probatoire du document
• qu’elle soit conservée dans un système d’archivage pérenne, c’est-à-dire un Système d’Archivage Electronique (SAE) à vocation probatoire tel que défini par la norme NFZ 42-013.

Dans tous les cas, la destruction de documents originaux n’était pas prévue par la loi. Cependant quelques exceptions permettent de déroger à la règle à condition de garantir la fidélité de la copie.

Par exemple, dans un vademecum consacré au sujet, le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) mentionne la possibilité de détruire les originaux physiques, après constitution d’une copie fidèle. Cette destruction est soumise au préalable à un audit du Contrôle technique et scientifique de l’Etat. En définitive, cette autorisation revenait au même que de disposer d’une conformité NFZ 42-013, complétée d’une analyse de risque juridique liée à la destruction.

Locarchives travaille actuellement avec l’AFNOR à l’élaboration d’une définition normative de ce que doit être une « numérisation fiable » en complément de la norme NFZ 42-013. L’objectif est de créer une norme homologuée dédiée à la numérisation des documents d’activité courants sur laquelle pourra s’appuyer un dispositif de certification.

Cette future norme intégrera des mécanismes « robustes » de numérisation, et notamment la production d’éléments de preuve qui permettent d’attester que la numérisation est fidèle à son original papier. Ces éléments seront reversés dans un SAE de telle manière à pouvoir démontrer qu’il n’y a pas eu de perte d’intégrité lors de l’opération de numérisation.

Concrètement, la norme exigera de la part de l’entreprise qui archive :

• une démonstration de la fidélité,
• une adaptation des modes colorimétriques et de résolution,
• un calcul d’empreinte fourni en tant que métadonnée,
• pour les documents les plus sensibles, la fourniture d’une attestation de numérisation par l’opérateur de numérisation reprenant l’ensemble des éléments de traçabilité du processus.

Cette nouvelle norme homologuée sera soumise à enquête publique courant 2016. Cette norme ouvre la voie à une législation statuant sur la possibilité de détruire des originaux papier. Le droit français pourra s’appuyer dessus pour autoriser la destruction de documents après leur numérisation. Les bénéfices attendus sont des gains de productivité importants et une modernisation de l’administration et de l’économie. On peut donc prévoir que d’ici 2 ou 3 ans, il sera possible de détruire les documents originaux après qu’ils soient passés par une chaine de numérisation fiable.

GED ou file system : comment gérer vos documents dématérialisés ?

Dématérialisation : 10 recommandations pour réussir votre projet